La BAD recrute à ces 2 postes ( 9 Août 2024)
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La Banque Africaine De Développement recrute a ces 2 postes:
Chargé(e) Supérieur(e) de Budget ‒ Suivi de la performance et établissement de rapports
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Date limite: 07-sep-2024
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro‑industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
La Vice-présidence principale est chargée d’appuyer le Président dans la gestion quotidienne du Groupe de la Banque dans le but d’atteindre l’objectif stratégique de l’institution et de promouvoir une culture de la performance permettant d’harmoniser tous les processus et les systèmes afin d’obtenir des résultats à fort impact. La Vice-présidence principale assurera un leadership efficace et une coordination exceptionnelle pour veiller à la mise en œuvre et au suivi des décisions institutionnelles clés, ainsi qu’à l’identification des mesures et des actions correctives nécessaires. La Vice-présidence principale pilote les discussions de la haute Direction, le processus de prise de décision et l’exécution des décisions clés du Conseil d’administration et de la haute Direction.
LE DÉPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :
Le Département de la programmation et du budget a pour rôle principal de développer une approche stratégique de la planification et de la budgétisation, et de coordonner la définition, la planification, la mise en œuvre et le suivi des processus de programmation et de budgétisation à l’échelle de la Banque.
La Division de coordination de l’exécution du budget a pour responsabilité de coordonner et d’appuyer l’exécution du budget, et ce par la coordination des activités de planification du programme de travail, de budgétisation et de gestion des ressources dans les différents complexes, en étroite consultation avec toutes les parties prenantes, tout au long du cycle budgétaire. Elle est également chargée d’assurer le suivi de la performance de la Banque et d’établir des rapports sur la mise en œuvre du programme de travail et l’exécution du budget. Elle contribue à l’élaboration d’indicateurs clés de performance et fournit des analyses quantitatives et qualitatives sur les performances de la Banque à des fins d’information, de contrôle et de prise de décision. En outre, la Division est chargée de la mise en œuvre des programmes de renforcement des capacités, plus précisément en ce qui concerne la budgétisation et la gestion des ressources.
LE POSTE :
Le/la chargé(e) supérieur(e) de budget ‒ Suivi de la performance et établissement de rapports assumera les responsabilités suivantes :
1. Préparer les rapports périodiques sur l’exécution des budgets et du programme de travail du Groupe de la Banque à soumettre à la Direction et au Conseil, y compris : i) le rapport trimestriel sur la performance du budget et du programme de travail ; ii) la revue rétrospective des budgets des dépenses administratives et d’investissement et le rapport sur la performance ; iii) ainsi que d’autres rapports sur le budget et la performance demandés par la haute Direction ou par le Conseil.
2. Travailler en étroite collaboration avec les unités opérationnelles et l’équipe du département chargé de la prestation de services, gestion de la performance et résultats (SNDR) à l’élaboration, à la révision et au suivi des indicateurs clés de performance de l’organisation, ainsi qu’à la conception et à la mise en œuvre de systèmes efficaces de suivi des performances et d’établissement de rapports.
3. Apporter régulièrement à la Direction son assistance en matière d’analyse et de conseil afin de faciliter la mise en œuvre, le suivi et l’établissement de rapports sur les économies de coûts et les gains d’efficacité dans l’utilisation du budget administratif et du budget d’investissement de la Banque.
4. Assurer la gestion de la qualité des données aux fins de l’établissement de rapports et effectuer différentes analyses quantitatives et qualitatives sur l’exécution des budgets et du programme de travail de la Banque pour éclairer le processus de prise de décisions.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision générale du Directeur de SNPB et sous la responsabilité du Chef de division, Coordination de l’exécution du budget (SNPB.2), le/la Chargé(e) supérieur(e) de budget ‒ Suivi de la performance et établissement de rapports, exercera les fonctions suivantes :
1. Effectuer des analyses quantitatives et qualitatives sur les données de suivi des performances pour les budgets statutaires et les rapports sur l’exécution des programmes de travail à soumettre au Conseil d’administration ainsi que d’autres rapports de la Direction.
2. Examiner les données fournies par les différents départements de la Banque dans le cadre de l’établissement de rapports statutaires et d’autres rapports sur l’exécution du budget et du programme de travail, afin d’en assurer la cohérence, et collaborer avec les unités concernées afin de résoudre les problèmes identifiés.
3. Prendre part aux travaux de rédaction et de préparation des rapports statutaires et d’autres rapports périodiques sur la performance de la Banque à l’intention de la Direction et du Conseil, notamment : i) les rapports mensuels sur l’exécution du budget des complexes ; ii) les rapports trimestriels statutaires sur l’exécution du budget et du programme de travail et le rapport annuel d’examen rétrospectif ; iii) les rapports spéciaux et iv) tout autre rapport ponctuel.
4. Travailler en étroite collaboration avec les unités opérationnelles et l’équipe du département chargé de la prestation de services, gestion de la performance et résultats (SNDR) à l’élaboration et à la révision des indicateurs clés de performance institutionnels pour l’établissement de rapports à l’intention du Conseil d’administration ;
5. Fournir des analyses proactives et prospectives sur les données de suivi des performances pour l’évaluation périodique de la situation de l’utilisation des ressources budgétaires et formuler des recommandations appropriées en vue de l’amélioration des performances, le cas échéant, dans ce contexte.
6. Effectuer des analyses périodiques, selon les instructions reçues, afin de faciliter la mise en œuvre, le suivi et l’établissement de rapports sur les économies de coûts et les d’efficacité dans l’utilisation du budget administratif et du budget des dépenses en capital de la Banque.
7. Consolider les réponses et préparer des documents de questions-réponses à soumettre aux conseils d’administration et à la Direction concernant leurs questions sur les budgets, les rapports sur l’exécution du programme de travail et d’autres rapports ponctuels.
8. Assumer toutes les responsabilités qui lui sont confiées au sein de l’équipe chargée de l’établissement des rapports sur les performances, y compris la préparation des présentations PowerPoint et la relecture des documents avant qu’ils ne soient distribués.
9. Participer activement à l’amélioration et à l’administration des systèmes et outils/tableaux de bord relatifs au budget, à la comptabilité analytique et à l’établissement de rapports sur l’exécution des programmes de travail.
10. Participer aux initiatives institutionnelles et aux groupes de travail pour le compte de la Division, suivant les instructions du Chef de division.
11. Dispenser des formations et élaborer des supports de formation, le cas échéant, sur la planification, la budgétisation, l’utilisation des systèmes budgétaires et les questions de performance.
CRITÈRES DE SÉLECTION
(compétences, expérience, connaissances) :
1. Être titulaire d’au moins un Master en gestion des affaires, en finance, en comptabilité, en économie ou dans tout autre domaine connexe.
2. Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans la préparation et la rédaction de rapports sur la mise en œuvre du programme de travail et/ou de rapports sur l’exécution du budget, ainsi qu’en matière d’analyse et de présentation de données/métriques sur la performance, destinées à la direction pour éclairer sa prise de décisions.
3. Avoir des compétences en analyse conceptuelle et stratégique ainsi qu’une bonne maîtrise des questions budgétaires, de gestion opérationnelle et de suivi de la performance.
4. Faire preuve d’une aptitude à gérer des informations sensibles dans un environnement multiculturel.
5. Être capable de travailler de façon indépendante avec peu de supervision.
6. Faire preuve d’un grand souci du détail et d’une grande rigueur dans le contrôle de la qualité des données.
7. Être parfaitement au fait des processus d’exécution des budgets et des programmes de travail au sein d’organisations telles que la Banque.
8. Avoir la capacité de diffuser des connaissances et de communiquer efficacement sur les questions de gestion budgétaire et de performance.
9. Avoir de solides aptitudes en leadership, en orientation-client, ainsi qu’en travail d’équipe.
10. Être apte à diagnostiquer et à résoudre des problèmes multiples et concomitants et à gérer des demandes multiples simultanées et évolutives ainsi que des priorités et des délais serrés.
11. Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, et avoir de préférence une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
12. Avoir une excellente maîtrise de SAP ou des systèmes ERP équivalents et des applications courantes de MS Office (Word, Excel, Access et PowerPoint).
Assistant(e) d’équipe
Location: Bureaux pays – Algérie
Date limite: 08-sep-2024
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le Programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024 - 2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5), dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique, ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.
LE COMPLEXE :
La Banque s’est réorganisée et est en train de mettre sur pied le Complexe chargé du développement régional, de l’intégration et de la prestation des services, dont l’objectif principal est de renforcer les capacités régionales et de rapprocher des régions la responsabilité des activités au bénéfice des clients. Cinq Plateformes de développement régional, d’intégration et de prestation de services ont été créées, dirigées chacune par un Directeur général. Il s’agit de : Afrique australe, Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Afrique de l’Est et Afrique centrale.
LE DÉPARTEMENT/BUREAU PAYS RECRUTEUR :
Les différents bureaux extérieurs de la Banque relèvent de l’une des cinq (5) plateformes régionales de développement, d’intégration et de prestation de services. La plateforme supervise un ensemble composé de de bureaux extérieurs et de liaison, ainsi que de pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le directeur général adjoint rend compte au directeur général des activités de la région dans laquelle ils sont affectés. Chaque plateforme accueillera les opérations pertinentes, les fonctions de mise en œuvre de projets et de développement des activités et des capacités administratives dans un service partagé pour un déploiement rapide dans les différents pays, afin de contribuer à l’efficacité de la Banque sur le terrain.
Les bureaux pays de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l'aide avec d'autres partenaires au développement
LE POSTE :
L’assistant (e) d’équipe travaillera en étroite collaboration avec le Représentant Résident et les autres membres du personnel pour fournir une assistance sur le plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Représentant Résident et les autres membres du personnel à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision du Représentant Résident, l’assistant (e) d’équipe effectuera les tâches suivantes :
GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
1. Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du bureau pays ;
2. Prendre des rendez-vous pour le Représentant Résident et les autres membres du personnel du bureau pays et tenir leurs calendriers à jour ;
3. Veiller à ce que les documents présentés au Représentant Résident et les autres membres du personnel pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires ;
4. Rédiger les correspondances (générale ou administrative) de sa propre initiative ou sur la base d’instructions et soumettre pour la signature du Représentant Résident ;
5. Vérifier que les correspondances sortantes sont présentées conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l'exhaustivité et l'exactitude procédurale de tous les documents soumis au Représentant Résident et les autres membres du personnel pour autorisation, approbation ou signature ;
6. Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence;
7. Assurer le suivi des dates et des échéances fixées à l'aide d'outils de suivi appropriés et veiller à ce qu’elles soient respectées, et que les correspondances et les requêtes soient traitées en temps opportun;
8. Acheminer les correspondances pour que le Représentant Résident agisse ou les envoyer directement à la section concernée, si nécessaire ;
9. Gérer le gestionnaire des voyages dans SAP, pour créer des missions, suivre et demander l'approbation des missions, demander les billets d'avion et créer les demandes de mission au nom du personnel du bureau pays ;
10. Veiller au traitement des paiements administratifs dans SAP conformément aux directives de la Banque sur la séparation des droits ;
COMMUNICATION ET LIAISON
11. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l'urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les bureaux concernés, le cas échéant;
12. Filtrer les appels/visiteurs du Représentant Résident et des autres membres du personnel, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Représentant Résident et les autres membres du personnel ;
13. Fournir des informations de base au Représentant Résident et les autres membres du personnel pour leur rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
14. Gérer les flux d'informations entre le Représentant Résident et les autres membres du personnel du bureau pays ;
15. Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches auprès du Représentant Résident et les autres membres du personnel ;
16. Organiser les réunions pour le Représentant Résident et les autres membres du personnel selon les horaires et le programme hebdomadaire de celui-ci ;
17. Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d'information nécessaires pour les réunions dont les bureaux pays au besoin ; rappeler les réunions programmées au Représentant Résident et aux autres membres du personnel ;
18. Fournir des services de protocole et de gestion des événements en appui aux visites de la haute direction et des événements conduits par le Bureau ou auxquels le Bureau participe, en coordination avec les responsables du protocole du bureau régional et du siège, si nécessaire.
TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION
19. Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique pour répondre aux besoins du bureau pays;
20. Tenir un calendrier hebdomadaire d'activités montrant toutes les réunions auxquelles le Représentant Résident et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes aux bureaux pays;
21. Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le Représentant Résident et les autres membres du personnel en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu'ils disposent des dossiers d'information et des documents appropriés ;
22. Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le bureau pays.
ADMINISTRATION DU BUREAU
23. Organiser les missions du Représentant Résident et les autres membres du personnel notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d'hôtel, etc. ;
24. Aider à préparer des exposés à l'aide de PowerPoint et d'autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d'instructions;
25. Rédiger la correspondance sur les questions qui ne sont pas de fond et veiller à leur suivi;
26. Maintenir un système de classement ; traiter les rapports de retour de mission du Représentant Résident et autres membres du personnel, veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature du Représentant Résident ;
27. Préparer et finaliser les projets de correspondance (lettres, faxes, etc.) touchant à divers aspects en lieu et place des membres du personnel, préparer les comptes rendus des réunions ;
28. Exécuter toutes autres tâches administratives (photocopies, courriels, etc.).
COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances) :
1. Être titulaire d’au moins une licence en communication, en gestion des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe. Une formation supplémentaire en secrétariat bureautique, en administration ou en gestion de bureau serait un atout.
2. Justifier d’au moins quatre (4) années d'expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d'un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.
3. Être capable de travailler sous pression et de définir les priorités dans le cadre dynamique d'un milieu international et multiculturel. Capacité de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses.
4. Avoir la capacité de gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes.
5. Démontrer une aptitude à gérer des demandes et des priorités simultanées et évolutives ainsi que des délais serrés.
6. Maitriser les équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.).
7. Démontrer un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et une assistance au plan administratif.
8. Pouvoir exécuter plusieurs tâches en même temps; avoir d’excellentes compétences en résolution de problèmes et une grande attention aux détails.
9. Être capable de communiquer efficacement; démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe, des aptitudes dans le travail d'équipe et l'établissement de relations.
10. Être capable de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle.
11. Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation.
12. Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
13. Être capable de communiquer efficacement à l'écrit comme à l'oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l'autre langue.
14. Maîtriser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint). Une connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout
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